Une journée dans la vie d'une assistante de direction

Lecture de mes e-mails

Réunion d'avancement avec mon directeur

Demande de devis pour les déplacements du directeur

Le mois prochain, mon directeur doit se rendre sur 4 salons et participe également une conférence à Paris. Pour être plus efficace et avoir les billets d'avion et les réservations d'hôtel au meilleur prix, j'envoie un fax à une vingtaine de compagnies aériennes et hôtels. Cet envoi qui m'aurait habituellement pris environ 1 heure, je le réalise en 10 minutes grâce FlyDoc.

500 Invitations personnalisées à faire parvenir la semaine prochaine

Je rédige mon invitation avec des champs personnalisés sous Word. Je réalise ensuite une fusion / publipostage de mon document avec mes données sous Excel. Et j'imprime avec FlyDoc. Grâce à l'interface, je sélectionne mes paramètres d’envoi : courrier postal, couleur, à envoyer jeudi prochain à 14h.

Les invités vont recevoir leur invitation le vendredi et je n'ai plus à m'en soucier, tout est programmé. FlyDoc s'occupe de tout !

Rédaction et envoi de 100 lettres de remerciements

Suite à un appel d'offre, je dois remercier une centaine de fournisseurs. Je leur envoie, grâce à FlyDoc, un courrier générique, noir et blanc, en écopli, les remerciant de leur participation.

Sandwich et shopping au centre commercial

Annulation en urgence par SMS d'un rendez-vous de mon directeur

Mon Directeur avait convenu d'un rendez-vous  à 14h30 avec 5 de nos courtiers mais il vient de m'annoncer qu'il ne pourra pas être présent. Les courtiers étant très souvent en relation avec des clients, je leur envoie à chacun le même SMS leur précisant l'annulation de leur rendez-vous. Le SMS me permet de communiquer sans déranger. Avec FlyDoc c'est vraiment facile et rapide, je suis toujours connectée.

Résiliation des contrats par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception

Sans imprimer, et surtout sans me déplacer au bureau de poste, j'envoie depuis mon bureau les courriers recommandés de résiliation des contrats. Avant il me fallait la journée pour tout faire. Aujourd'hui grâce à FlyDoc, je ne mets plus que 2h. Je n'ai plus besoin d'aller cherchez des coupons recommandés, de les remplir à la main et de faire ensuite la queue au bureau de poste !

Je rédige mon courrier personnalisé avec Word et Excel grâce à la fonction fusion / publipostage. J'envoie ensuite tous mes recommandés en quelques clics depuis l'interface FlyDoc. Je choisis avec ou sans accusé de réception. Dans ce cas j'ai opté pour accusé de réception pour des raisons juridiques.

FlyDoc me fournit alors une notification d'envoi. Je peux suivre le bon déroulement de l'envoi avec FlyDoc Manager et je suis informée en cas de retour du recommandé si l'adresse n'est plus valable (NPAI : N'habite Plus à l'Adresse Indiquée)

Prise de rendez-vous par téléphone

Vérification de mes envois

En allant consulter FlyDoc Manager, je vérifie que tous les envois que j'ai fait dans la journée ont bien été traités. Ce qui est vraiment bien, c'est que je sais exactement quand les courriers ont été imprimés, mis sous pli et remis en poste. Et dans une semaine je peux reconsulter ce que j'ai envoyé et les destinataires, tout est enregistré.

Ouverture et gestion du courrier adressé à notre division