Une journée dans la vie d'un
responsable administration des ventes

Réunion de service

Réception de bons de commande par fax

Je reçois les bons de commande de quelques clients par fax. Je les réceptionne directement dans ma messagerie grâce à FlyDoc. Je n'ai plus besoin d'aller au télécopieur deux étages plus haut.

Pause thé

Saisie des bons de commande

Je trie et saisis nos bons de commande dans notre logiciel d'administration des ventes.

Envoi d'un recommandé à deux clients mauvais payeurs

J'écris mes deux courriers sous Word. Je sélectionne l'imprimante FlyDoc et choisis un envoi par courrier en recommandé avec accusé de réception à envoyer sans délai. Ma soumission dans FlyDoc a lieu avant midi, mes recommandés seront donc remis en poste le jour même. C'est vraiment plus simple et plus rapide que de préparer mon courrier, de l'imprimer, de le mettre dans une enveloppe, de remplir la liasse LIRE du recommandé et d'attendre la levée du courrier. Merci FlyDoc !

Envoi de bon de livraison par e-mail

Pour prévenir les clients qui ont l'habitude de venir chercher leurs marchandises dans nos locaux. Je leur envoie un e-mail grâce à FlyDoc avec le bon de commande en pièce jointe pour les avertir de la disponibilité des marchandises commandées.

Déjeuner à la cantine du personnel

Envoi des lettres de relance clients

A partir de mon modèle de lettre de relance client que j'ai créé sous Word et d'une feuille Excel comprenant les noms des sociétés, leur adresse, le montant de la facture et la date limite de paiement, je réalise une fusion des documents (fonction de Word). J'obtiens ainsi mes 70 documents de relance en quelques minutes. Ensuite, je choisis imprimer avec FlyDoc, je sélectionne mes options d'envoi, l'impression en noir et blanc, la mise sous pli dans une enveloppe à fenêtre, l'affranchissement et l'envoi immédiat. Je prévisualise 2 de mes documents pour vérifier que tout est comme je le souhaite et je valide. FlyDoc s'occupe de tout.

Envoi de facture par fax puis par courrier

Je fais parvenir des duplicata de leur facture à 20 de nos clients, toujours grâce à mon fax virtuel sur FlyDoc. J'ouvre la facture depuis mon logiciel de facturation, je choisis imprimer avec FlyDoc et je lui demande de l'envoyer par fax immédiatement. Mon client peut ainsi enregistrer tout de suite sa facture. Je lui envoie également cette même facture par courrier grâce à FlyDoc. Il recevra sa facture originale papier le lendemain.

Envoi de 1000 factures par courrier

La plupart de nos clients exigent une facture originale papier. Nous nous devons donc de la leur faire parvenir dans les meilleurs délais pour être payé rapidement. Sur ce point, FlyDoc nous permet vraiment de gagner en réactivité et donc de réduire les délais de paiement. Je prépare mes 1000 factures sur mon logiciel de facturation et les valide. Après prévisualisation et en quelques clics, je les soumets à FlyDoc. Elles sont imprimées dans l'usine de production FlyDoc à Lyon, sont automatiquement pliées, mises sous enveloppe, affranchies et expédiées sans un souci pour moi.

Réunion avec les commerciaux

Planification pour la gestion des pics de facturation de fin de mois

Afin de gérer nos pics de facturation en début et fin de mois, j'organise les missions de mon équipe pour optimiser notre temps de travail.

Vérification des envois de la journée en temps réel

Le FlyDoc Manager me permet de surveiller précisément le statut de mes envois. Je peux voir en temps réel si mes courriers, fax, lettres recommandés ont été envoyés, le nombre précis en succès et en échec. Je peux même suivre en temps réel les étapes de production de mes documents : impression, mise sous pli, affranchissement, remise en poste de mes courriers postaux.

Dans quelques jours, je pourrai aussi consulter mes documents archivés.